WTAfname | Cursistlijst [= leerling.lst] aanmaken en gebruiken

WTAfname start standaard op met een venster waarin de cursist naam, groep/klas en cursistnummer moet intypen. Het is echter ook mogelijk een cursistlijst, met de vaste naam leerling.lst, uit een administratiepakket aan WTAfname te koppelen. De regels hiervoor zijn simpel:

• Naam bestand: leerling.lst
• Standaardplek in netwerk: de map waar wtafname40.exe staat.
  Dat is standaard de map \CURSIST\
  Een andere plek is toegestaan, maar dan moet dat opgenomen worden in de file wtafname40.ini en die is aan te passen via het tabblad wtafname40.ini binnen WTAdmin.
• Type bestand: kies uit ongecodeerde ASCII (zelf te maken) of gecodeerde lijst (alleen te maken met WinCursist, onderdeel van onze EduBouwdoos.

Methode 1: ASCII leerling.lst maken

Omdat wij het mogelijk hebben gemaakt cursisten met een wachtwoord te laten inloggen, moet zo'n leerlinglijst eigenlijk gecodeerd (= onleesbaar) worden opgeslagen. Dat kan echter alleen met WinCursist, onderdeel van onze EduBouwdoos 3.0, 3.1 of 4.0.

Mogen lijsten wel leesbaar zijn, dan zijn ze ook zelf te maken vanuit een administratieprogramma of iets als Kladblok of Excel. Schrijf dan het bestand weg als tab-gescheiden ASCII-file.

Een leerling.lst kan ook snel even in Microsoft Kladblok worden gemaakt. Let op de juiste [Tab]'s!

• Exporteer voornaam, tussenvoegsels, achternaam, klas en leerlingnummer naar een ASCII-database of naar Excel. In het laatste geval moet de XLS eerst geopend worden in Excel en daar weer weggeschreven worden naar [Tab]-gescheiden TXT.
• De volgorde van de veldnamen moet of in @VO/ SchoolPlus/Magister/Vocus of in Excel worden geregeld:
  nummer[tab]voornaam[tab]tussenvoegsels[tab]achternaam[tab]klas/groep
  Zie onderstaand voorbeeld:

  115443[tab]Allard[tab][tab]Bijlsma[tab]1c
  864367[tab]Eric[tab][tab]Jansma[tab]1c
  123456[tab]Jolanda[tab]van[tab]Kruiningen[tab]1d
  234567[tab]Willy[tab][tab]Vroegindeweij[tab]1d
  123456[tab]Erwin[tab][tab]Wachters[tab]1c
  

• De file moet leerling.lst heten en geplaatst worden in de map waar wtafname40.exe (versie 4.0) staat. WTAfname herkent de file direct en toont direct de klassenlijst.
• Wilt u de leerling.lst in een andere map plaatsen, dan moet u in WTAdmin, via het tabblad wtafname40.ini, de map aanwijzen waar de leerling.lst staat. Die wordt daarna dan gebruikt door WTAfname 4.0, als de leerling.lst weer op de goede plek wordt gezet.

Methode 2: Gecodeerde leerling.lst maken met WinCursist

Om onderstaande te kunnen uitvoeren, dient u een doorlopende jaarlicentie te hebben op ons pakket hulpprogramma's bij WinToets 4.0, EduBouwdoos genaamd. [ >> naar handleiding bij WinCursist ]

• Maak allereerst een export naar TXT vanuit een administratiepakket of Microsoft Excel, met een naam naar keuze. Neem minimaal de naam- en klas/groepgegevens mee. Meer velden mag.
• Importeer deze ASCII-database in WinCursist via Bestand | Importeren als ASCII-database.
  De extensie dient bij voorkeur TXT te zijn.
• Geef boven elke kolom aan bij welk veld die moet gaan horen.
  U moet hiervoor bovenaan elke kolom dubbelklikken.
  Doe dat voor alle relevante kolommen die u wilt inlezen.
  

  Bij het importeren moet elke kolom aan data gekoppeld worden aan het juiste veld binnen WinCursist.

• Klik op Ok. De gegevens kunnen nu worden ingelezen.
  Het is toegestaan kolommen met gegevens (velden) te negeren.
  Bij veel te negeren kolommen, moet u soms vaak klikken.
• Genereer in WinCursist (indien gewenst) wachtwoorden via Cursistenwachtwoorden | Genereren.
• Sla het bestand goed op als CAT-file. Let op: dit bestand is de database en niet bruikbaar bij WTAfname! Een leerling.lst kunt u echter niet meer inlezen, dus sla ook altijd op in het CAT-formaat van WinCursist.
• Exporteer de leerling.lst (benodigd voor WinToets) via Bestand | Opslaan als (ander formaat) | WinToets Studentenlijst.
• Plaats deze leerling.lst in de map waar wtafname40.exe staat. Dat is standaard de map \CURSIST\. WTAfname zal bij het opstarten van deze lijst automatisch gebruik gaan maken.
• Maakt u gebruik van WTMenu, dan moet in WTMenu Beheer de leerling.lst eenmalig worden aangewezen bij Instellingen. WTmenu start daarna ook op via deze lijst.
  

  Het programma WinCursist uit de EduBouwdoos 3.1 is speciaal ontwikkeld voor het maken van cursistlijsten bij WTAfname.

  

  Hier wordt ingelogd met behulp van een leerling.lst.
  In deze lijst is ook gebruik gemaakt van cursistwachtwoorden.
  WTAfname geeft dan automatisch een extra invulvakje voor het invoeren daarvan.

  Methode 3: Gebruik maken van een EDEX-lijst

  Dit type cursistlijsten komen veel voor in het basisonderwijs. Deze lijsten zijn niet gecodeerd en dus gewoon van buitenaf inleesbaar. Let bij het gebruik van een EDEX lijst op de volgende opbouw:

  • achternaam(40 karakters)
  • tussenvoegsels (10 karakters)
  • voornaam (20 karakters)
  • geboortedatum (8 karakters in het format DD/MM/JJ)
  • geslacht (1 karakter)
  • land (1 karakter)
  • leerlingkey (5 karakters)
  • groepskey (5 karakters)

  Elke record is één regel. Noem het bestand leerling.lst of cursist.lst en plaats die in de map \CURSIST\ of geef een pad aan in WTAdmin, via het tabblad WTAfname40.ini.